În calitate de proprietar de întreprindere mică, este tentant să privim starea actuală a afacerilor comunicative ca fiind abisală. Dovada este peste tot; oamenii se grăbesc prin viața de zi cu zi, pieptănându-se grăbiți prin mesajele text, e-mailurile și poștele poștale pentru a vedea dacă au uitat ceva atât de urgent, atât de critic încât lumea se poate prăbuși dacă nu răspunde la acel text sau poștă vocală chiar acum.
Toate aceste grăbiri împrăștiate ca un pui fără cap reprezintă o oportunitate pentru tine de a ieși în evidență printre angajații tăi, clienți, furnizori, reprezentanți de vânzări și asociați externi, ca cineva care este mai profesionist în comunicare. Esti un comunicator profesionist. Puteți face o impresie elegantă tuturor celor pe care îi întâlniți, deoarece sunteți dispus să încetiniți ritmul. Ești suficient de inteligent pentru a ști că numele tău bun, marca, imaginea și reputația ta depind de un bun comunicator, deci te hotărăști să îți îmbunătățești obiectivele de comunicare în afaceri.
Pe cât știi deja despre comunicare, știi și că vei avea un avantaj distinct față de concurenții tăi, asigurându-te că:
- Pensulați-vă asupra procesului de comunicare de bază.
- Considera câteva definiții utile ale comunicării de afaceri.Înţelege caracteristicile grăitoare ale comunicării de afaceri.Iată obiectivele comunicării de afaceri.
Puneți-vă în comunicație
Deocamdată, încercați să nu vă gândiți la mesajele de mesagerie vocală pe care le-ați lăsat pe aparatul cuiva sau la e-mailurile pe care le-ați trimis, care nu au primit un răspuns. Deși acestea sunt cu siguranță forme de comunicare, ele sunt într-un fel. Cele mai multe forme de comunicare sunt schimburi bidirecționale. În acest fel, comunicarea „generală” și comunicarea de afaceri urmează câțiva pași similari:
- Expeditorul concepe o idee.
- Expeditorul decide cum să exprime ideea în cuvinte - un proces pe care specialiștii în comunicare îl numesc „codificare”.
- Expeditorul alege un mediu (telefonul, un e-mail, un mesaj text) pentru a trimite ideea. * Expeditorul transmite mesajul.
- Destinatarul primește și descifrează (decodifică) mesajul.
- Destinatarul oferă feedback.
Definiți comunicarea de afaceri
Vă poate ajuta să vă consolidați înțelegerea cu o definiție, deci luați în considerare una din The Business Dictionary. Definește comunicarea ca:
- „Proces bidirecțional de atingere a înțelegerii reciproce, în care participanții nu doar schimbă (codifică-decodeze) informații, știri, idei și sentimente, ci și creează și împărtășesc sens”.
Comunicarea „generală” se distinge de comunicarea de afaceri, din cauza context în care are loc schimbul - cu alte cuvinte, într-un cadru de afaceri. Acesta este unul dintre acele vremuri utile în care există multe definiții ale comunicării de afaceri, permițându-vă să adunați elemente după cum doriți.
O definiție a rezistat testului timpului, scrisă de Lawrence David Brennan în cartea sa din 1960, „Comunicare de afaceri”. Rețineți cum subliniază setarea:
- „Comunicarea de afaceri este expresia, canalizarea, primirea și schimbul de idei în comerț și industrie.”
Dicționarul de afaceri a extins această definiție spunând că comunicarea de afaceri este:
- „Schimbul de informații între oamenii din cadrul unei întreprinderi efectuate pentru beneficiul comercial al organizației. În plus, comunicarea de afaceri se poate referi și la modul în care o companie partajează informații pentru a-și promova produsele sau serviciile la potențialconsumatori.”
Rezultatul este că comunicarea de afaceri poate lua două forme: internă și externă. Deci, o parte din comunicarea pe care o partajați este destinată lumii de acolo, iar o parte din comunicarea pe care o partajați este destinată publicului dvs. intern, adică angajaților dvs. și altor colegi. Gândiți-vă la comunicarea internă ca la informații confidențiale sau proprietare.
Este puțin probabil să restricționați fluxul de informații în sens invers. Cu alte cuvinte, este puțin probabil să fiți în poziția de a partaja informații cu un public extern, păstrându-le (sau încercând să le păstrați) de membrii audienței interne. Acestea trebuie păstrate în buclă. După cum spune Business Communication:
- „Comunicarea de afaceri este esențială pentru îndeplinirea funcțiilor de management și pentru asigurarea succesului organizațional.”
Concentrați-vă pe caracteristicile de povestire
În acest moment, s-ar putea să începi să-ți dai seama că ceva mai mult decât setarea ar putea distinge comunicarea de afaceri în afară de comunicarea „generală” care are loc în lumea ta. Deci, dacă v-ați întrebat vreodată, „Care sunt caracteristicile comunicării de afaceri?” căutați câteva dintre următoarele calități. Este posibil ca acestea să nu fie prezente în fiecare comunicat pe care îl trimiteți sau îl primiți. Dar din moment ce comunicarea de afaceri este și ea intenționat, sunt șanse ca anumite caracteristici să apară de mai multe ori. Comunicarea de afaceri este:
- Faptic. O bună comunicare în afaceri este de fapt. Nimic nu poate scădea reputația unei companii mai repede decât raportarea unor statistici inexacte, adevăruri pe jumătate și revendicări exagerate. În zilele noastre, oamenii verifică informațiile pentru acuratețe, iar tehnologia le face relativ ușor acest lucru. Vânzările și materialele promoționale ale unei companii oferă o marjă de manevră să se laude și să se laude - atâta timp cât creanțele pot fi susținute și validate. * Clar. O bună comunicare în afaceri nu conține afirmații vagi și ambigue. Destinatarul unui mesaj nu ar trebui să se întrebe niciodată despre ce este vorba. ” Comunicarea clară este „ajutată” folosind cuvinte simple, mai degrabă decât cuvinte complexe și folosind propoziții directe, declarative. Mulți oameni consideră că este mai ușor să urmărească informațiile atunci când sunt prezentate sub formă de punct sau când sunt însoțite de diagrame sau diagrame. Aceste elemente îmbunătățesc și claritatea.
- Practic. O comunicare de afaceri bună este utilă și necesară. Fie că comunicarea ia forma unui site web de afaceri, a unei broșuri sau a unui comunicat de presă, ar trebui să existe o justificare care să susțină motivul pentru care există comunicarea și modul în care oamenii pot beneficia de comunicare.
- Adesea convingător. O bună comunicare în afaceri urmărește să mute pe cineva din acel grup intern sau extern să facă ceva. (Și dacă este clar, ar trebui să fie evident ce este acel „ceva”.) Unii proprietari de afaceri fac greșeala de a trece cu vederea puterea mesajelor subliminale în comunicarea lor. De exemplu, postarea de felicitări interne aniversare a companiei și desemnarea unui „angajat al lunii” necesită timp și efort. Însă mesajul persuasiv implicit ar trebui să fie evident pentru angajații perspicace: „Aceasta este o companie căreia îi pasă, așa că faceți-vă partea și îngrijiți-vă de companie”.
- Strategic. O bună comunicare în afaceri este planificată, organizată și executată astfel încât să își îndeplinească obiectivul special.
Iată care sunt obiectivele comunicării în afaceri
După cum ați putea suspecta, aceste obiective pot fi la fel de variate ca și membrii personalului dvs. De fapt, pe măsură ce vă uitați în jurul biroului dvs., tipurile de comunicare de afaceri care circulă intern pot reflecta forma, funcția sau personalitatea diferitelor departamente. Unele dintre obiectivele comunicării de afaceri includ:
- Partajare informații, care pot reprezenta majoritatea comunicării de afaceri pe care le trimiteți atât intern cât și extern. Astfel de informații pot fi la timp, cum ar fi rapoartele de vânzări și rezultatele sondajelor de satisfacție a clienților. Unele dintre acestea pot fi de natură sensibilă, cum ar fi rapoartele dvs. privind veniturile. Și unele dintre ele pot fi marcate ca „confidențiale” și limitate doar la anumite persoane, cum ar fi o schimbare strategică de direcție între unul dintre concurenții dvs. Obiectivele principale ale acestui tip de comunicare sunt educarea și iluminarea. * Convingând, pe care mulți oameni îl asociază cu ușurință cu materiale de vânzare, publicitate și marketing. Când aceste tipuri de eforturi de convingere sunt bine elaborate, destinatarii sunt mișcați și chiar dornici să acționeze după mesaj. Dar „garanția” care promovează produsele sau serviciile afacerii dvs. reprezintă doar o parte din comunicarea de afaceri convingătoare pe care o puteți rafina în calitate de proprietar de întreprindere mică. Plasarea unui furnizor sau furnizor încăpățânat poate necesita la un moment dat un apel persuasiv. Încercarea de a câștiga o diferență de zonare pentru afacerea dvs. ar putea necesita eforturi persuasive multiple pentru oficialii guvernului local și regional. Și nu uitați de angajații dvs., care la un moment dat pot pune la îndoială înțelepciunea unei noi politici sau proceduri de companie. Un e-mail convingător de la dvs. poate fi exact ceea ce au nevoie pentru a le corecta.
- Evaluarea performanța și furnizarea de feedback, pe care mulți proprietari de companii mici ar fi de acord este o abilitate pe care o dezvoltă în timp. La urma urmei, nimeni nu este un evaluator născut al performanței și potențialului uman. Această formă de comunicare de afaceri este de obicei anticipată cu nerăbdare de către angajați, mai ales dacă este legată de o creștere a salariului. Deoarece recenziile sunt o modalitate prin care un proprietar de companie rămâne responsabil față de angajații săi, proprietarul inteligent rămâne în termen și se asigură că are un sistem practic pentru a evalua performanța angajaților.
- Motivant, care ar putea rula gama dintr-o notă de mulțumire trimisă tuturor angajaților la un anunț al unui concurs de vânzări legat de un premiu extravagant. Nimeni nu-ți cunoaște angajații mai bine decât tine, așa că rezultă că nimeni nu știe mai bine cum să-i motiveze să țină pasul sau să îmbunătățească calibrul muncii pe care o produc. Un alt obiectiv al comunicării motivaționale de afaceri este de a încuraja camaraderia la locul de muncă, care adesea generează loialitate.
- Impartirea sfaturi, pe care s-ar putea să le considerați una dintre cele mai satisfăcătoare părți ale rolului dvs. de proprietar de întreprindere mică. Probabil, angajații tăi se uită la tine și depind de tine pentru conducere - pentru a le spune nu numai ce a face dar Cum să o fac mai bine. Ca formă de comunicare de afaceri, sfaturile pot fi direcționate către o persoană sau un grup, în funcție de circumstanțe. Concepute cu grijă și cu exemple utile pentru a ilustra punctele dvs., aceste comunicate pot deveni resurse prețioase pentru angajați.Oferire sugestii, opinii și idei, care pot curge în două moduri, de la tine la angajații tăi sau de la ei la tine. În funcție de structura afacerii dvs., puteți avea și manageri intermediari de care depindeți pentru a menține acest flux. Sugestiile, opiniile și ideile pot fi o mare promisiune pentru îmbunătățirea unei afaceri în nenumărate moduri - atâta timp cât ego-urile, rivalitățile și gelozia competitivă nu interferează. De asemenea, este nevoie de angajament din partea unui proprietar de afaceri încrezător și deschis, pentru a menține acest tip de comunicare. În primele zile, mulți proprietari de întreprinderi mici se angajează să mențină o „politică de ușă deschisă” la sugestii, opinii și idei. Dar apoi ajung să pledeze presa timpului și, fără să vrea, să întrerupă această resursă valoroasă.Recomandând instruire sau formare profesională, pe care ați putea să o conduceți singuri sau să le externalizați către o terță parte. Oricum ar fi, această formă de comunicare de afaceri ar putea conține și un element de convingere, mai ales dacă bănuiți că angajații pot rezista recomandării. Angajații dvs. vă pot surprinde: de obicei, vor aprecia oportunitatea de a-și extinde cunoștințele și de a-și îmbunătăți abilitățile, îmbunătățind în același timp valoarea lor pentru dvs. Instrucțiunea și instruirea necesită adesea două valuri de comunicare: primul care anunță instruirea; al doilea pentru a furniza informații justificative, precum materiale de referință.
Ca și în cazul altor elemente ale afacerii dvs. mici, sunteți obligat să vă îmbunătățiți abilitățile de comunicare în afaceri cu practica. Deci, dacă te-ai gândi să angajezi un „director al primelor impresii?” Nu te deranja. Comunicatele dvs. ar trebui să facă impresia corectă care vă va deosebi de mulțimea distrasă care este în jurul vostru.
