Una dintre principalele atracții ale Microsoft Office Suite este capacitatea de a transfera și converti date pentru utilizare în fiecare dintre diferitele programe care cuprind pachetul general. Utilizatorii de afaceri mici care preferă comoditatea tabelelor Excel atunci când vine vorba de orice, de la date de vânzări la înregistrările clienților, pot converti cu ușurință rapoartele generate de tabelele Access în Excel cu o funcție automatizată în Access.
1
Deschideți baza de date Access.
2
Generați raportul de care aveți nevoie din baza de date făcând clic pe numele acestuia în coloana din stânga jos a bazei de date, sub „Rapoarte”. Raportul apare pe ecran.
3
Faceți clic pe fila „Date externe” din panglica Access din partea de sus a ferestrei și apoi faceți clic pe pictograma Excel, care este a doua din stânga în grupul Export din meniul Date externe. Așteptați să se deschidă caseta de dialog „Export - Foaie de calcul Excel”.
4
Faceți clic pe butonul „Răsfoiți” de la sfârșitul câmpului „Nume fișier: text” din caseta de dialog. Așteptați să apară caseta de dialog File Save.
5
Selectați unitatea și folderul în care doriți să salvați versiunea de foaie de calcul Excel a raportului. Tastați numele sub care doriți să salvați fișierul în câmpul „Nume fișier: text” din caseta de dialog Salvare fișier și apoi faceți clic pe butonul „Salvare”.
6
Selectați formatul Excel special în care doriți să salvați foaia de calcul utilizând meniul derulant Format fișier din caseta de dialog Export - Foaie de calcul Excel.
7
Asigurați-vă că este bifată caseta de lângă „Exportați date cu formatare și aspect”, care este de obicei opțiunea implicită, pentru a obține cele mai bune rezultate.
8
Faceți clic pe butonul „Salvați” din partea de jos a casetei de dialog pentru a reveni la caseta principală. Bifați caseta din stânga „Deschideți fișierul de destinație după finalizarea operațiunii de export” dacă doriți să lucrați la fișierul Excel imediat ce vă exportați datele.
9
Bifați caseta din stânga „Exportați numai înregistrările selectate” dacă vă configurați raportul utilizând numai înregistrări specificate. Această casetă de obicei nu poate fi selectată decât dacă ați generat un anumit raport personalizat utilizând numai înregistrări specifice din baza de date.
10
Faceți clic pe butonul „OK” din partea de jos a casetei de dialog.
11
Bifați caseta „Salvați pașii de export” din caseta de dialog dacă doriți să salvați pașii de export pentru o utilizare ulterioară. Introduceți un nume și o descriere după cum doriți și faceți clic pe butonul „Salvați exportul”.
12
Așteptați ca foaia dvs. de calcul Excel să se deschidă într-o altă fereastră dacă ați bifat caseta relevantă la pasul 8. Deschideți Excel și căutați foaia de calcul după nume dacă nu ați bifat caseta.
13
Lucrați la foaia de calcul Excel așa cum ați face cu orice altă foaie de calcul, dar acordați atenție casetelor de dialog care vă vor întreba dacă doriți să modificați datele din raportul dvs. de acces.
