O chitanță este dovada faptului că ați efectuat o plată specificată pentru bunuri sau servicii. Este, de asemenea, o documentație importantă pentru menținerea evidențelor dvs. comerciale și pentru pregătirea declarațiilor fiscale. Cele mai bune practici comerciale necesită depunerea chitanțelor într-un fel organizat, astfel încât, dacă trebuie să vă referiți la acestea, să le găsiți cu ușurință. Dacă nu puteți obține o chitanță, există încă măsuri pe care le puteți lua pentru a crea o pistă de hârtie.
Procedura standard
Dacă nu ați plătit în avans, atunci când primiți livrarea, veți primi în general fie o listă de ambalare, fie o factură. Dacă ați plătit în avans, ar trebui să primiți o chitanță. Dacă primiți doar o listă de ambalare, furnizorul poate trimite o factură separată sau combina facturi și vă poate trimite o factură lunară. În acest moment, datorați furnizorului dvs. bani și acesta devine nu numai furnizorul dvs., ci și creditorul dvs.
Documentația lipsește
O urmărire adecvată a hârtiei este o componentă esențială în conducerea unei afaceri de succes. Nu trebuie doar să vă urmăriți cheltuielile, ci și să puteți verifica cheltuielile în cazul în care deveniți subiectul unui audit efectuat de Serviciul de venituri interne. Dacă vă lipsește o chitanță, primul pas este să contactați creditorul și să solicitați un duplicat. Majoritatea creditorilor vă înțeleg nevoia de a păstra evidențe adecvate. De asemenea, vor să fie siguri că amândoi sunteți de acord cu privire la ceea ce a fost plătit și la ceea ce se datorează. Furnizând înregistrările lor, este mai ușor să rezolvați orice discrepanță.
Refuzul creditorului
Nu există multe cazuri în care un creditor să nu vă dea o chitanță. Dacă sunteți în condiții bune și păstrează ei înșiși evidențe adecvate, ar trebui să fie încântați să facă acest lucru. Desigur, dacă nu au nicio evidență a plății dvs., nu vor putea să vă verifice plata și, prin urmare, nu vor putea furniza o chitanță. În calitate de proprietar de afacere, este important să mențineți controale interne stricte pentru a vă asigura că plata dvs. a fost efectiv efectuată și nu a fost deviată de unul dintre angajații dvs., rezultând astfel că creditorul refuză să emită o chitanță, deoarece nu a primit niciodată fondurile.
Alternative
Puteți utiliza oricând o formă de verificare alternativă pentru evidența dvs., dacă nu puteți primi o chitanță de la fostul creditor. Dacă ați plătit prin cec, pur și simplu atașați o copie a cecului anulat la o copie a facturii și puneți-o în evidența dvs. Chiar și doar scrierea numărului de cec, data și suma plătită pe factură ar trebui să fie suficiente pentru evidența dvs. În octombrie 2004, a fost adoptată o lege federală cunoscută sub numele de „Cec 21” care permite băncilor să furnizeze doar o copie electronică a cecului dumneavoastră. Aceasta este dovada legală a plății.
Documentatie explicativa
Dacă ați plătit cu cardul de credit, puteți atașa o copie a extrasului lunar. Dacă ați plătit în numerar și nu puteți obține o chitanță, este posibil ca furnizorul să nu dorească să raporteze acel venit și să nu puteți verifica plata. Puteți în continuare să indicați plata în declarația dvs. fiscală. Conform publicației IRS 583 cecurile anulate, chitanțele casei de marcat, extrasele de cont, fișele de card de credit, facturile și fișele de numerar mic sunt toate forme valide de documente justificative.
